物业管理档案管理制度（精选7篇）
第一条总则
1.为规范公司档案管理，更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的.重要书面文件、音像资料，包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号
如:20xx/市场/001
2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:20xx/百事可乐/项目/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作，将档案移交表填写清楚。
第七条保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒，且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。
4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
第八条附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。
一、物业管理公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司保密规定:
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的'抄袭及复印。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三、物业管理公司档案资料:
1、物业管理公司验收档案:
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案:
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料:
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编:
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备维修保养类:
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类:
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类:
1)正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)
x物业管理公司物业管理处值班记录
x保安值班记录
x设备值班与巡检记录
x管理工作计划与报告
x工程设备管理计划与报告
x物业管理公司物业管理处往来信函
x用户报修与投诉处理记录
x承包商维修或保养工作情况记录
一.物业管理档案建立与管理规定:
1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管,由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。
2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经总物业经理许可,他人不得动用。
3.物业档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。
6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的,需经物业总物业经理书面确认,如有违反的做泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符合要求的保管责任人将做适当处分。
9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的,管理处将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
物业管理公司档案管理制度
(八)依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。
公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的'安全。
2、做好相关的防范措施，注意保密工作。
3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。
确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
美术馆物业管理制度和档案的建立与管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的.生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
(一)档案制度建立与管理
1、主要思路
档案资料分类:依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。
档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。
档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。
区内各项管理工作必须建立档案资料，依照'采取的管理方式'中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。
2、建立档案、资料的分类检索
1)业主提供的资料
a、项目批准文件
b、用地批准文件
c、建筑执照
d、拆迁安置资料
2)技术资料
a.总平面图
b.单体建筑、结构、设备竣工图
c.消防、附属工程及地下管网竣工图
d.地质勘测报告
e.工程合同开
f.竣工报告
g.工程预决算
h.图纸会审记录
i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
j.隐蔽工程验收签证
k.沉降观察记录
l.竣工验收证明书
m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
n/新材料、构配件的鉴定合格证书
o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
p.砂浆、混凝土试块试压报告
q.供水的试压报告
r.绿化工程竣工图纸及相关资料
s.其他技术资料
3)管理处建立的资料
a.住宅区基本资料
b.住宅区分区资料
c.商业网点资料
d.娱乐设施资料
4)住户资料
a.住户入住资料
入住通知书
入住协议书
b.家庭人员档案
住户情况登记表
(二)管理处各项管理制度目录
序号文件名称文件编码
1管理处内部岗位设置、标准.00.01
2职业安全健康职责.00.02
3物料管理办法.00.03
4停电停水应急预案.00.04
5水浸应急预案.00.05
6治安应急预案.00.06
7文件质量记录管理办法.00.07
8犬类管理办法.00.08
9保安岗位架构图.01.01
10保安运作规程.01.02
11人员出入管理办法.01.03
12监控中心管理办法.01.04
13车辆管理办法.01.05
14保安岗位操作规程.01.06
15安保岗位标准.01.07
16燃放烟花爆竹管理规定.01.08
17保洁岗位监管规程.02.01
18绿化(地)养护监管规程.03.01
19消防安全管理办法.04.01
20火警应急预案.04.02
21消防设备(设施)运行管理办法.04.03
22消防设备(设施)操作规程.04.04
23消防管理制度.04.05
24消防设备(设施)维修保养规程.04.06
25弱电设备(设施)运行管理规定.04.07
26弱电设备(设施)操作规程.04.08
27弱电设备(设施)维修保养规程.04.09
28弱电设备(设施)安全管理制度.04.10
29电梯设备监管办法.05.01
30电梯故障紧急预案.05.02
31供配电设备(设施)安全管理制度.06.01
32供配电设备(设施)运行管理规程.06.02
33供配电设备(设施)操作规程.06.03
34供配电设备(设施)维修保养规程.06.04
35电工安全操作守则.06.05
36给排水设备(设施)安全管理制度.07.01
37给排水设备(设施)运行管理规程.07.02
38给排水设备(设施)操作规程.07.03
39给排水设备(设施)维修保养规程.07.04
40管道维修工作规程.07.05
41房屋设备(设施)安全管理制度.09.01
42房屋设备(设施)运行管理规程.09.02
43房屋设备(设施)操作规程.09.03
44房屋设备(设施)维修保养规程.09.04
45房屋、设备设施巡视内容与要求.09.05
46设备完好率标准.09.06
47房屋、设施维修保养规程.09.07
48服务供方质量监管规程.10.01
49雨
天防滑管理办法.10.02
50业户管理办法.11.01
一、档案分类
1、一般文档:
①人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的招聘等相关工作业务资料，由经办人保存，年终根据内容价值酌情归档。
②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、成文时间编号装订成册。
③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
2、人事档案
①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。
②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。
二、档案管理规定
1、人事档案管理
①总办负责公司员工人事档案的'管理;
②总办在员工入职当天建立员工人事档案;
③员工离职，办理相关手续后，总办将离职人员档案永久、专门存放;
④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定，查阅员工人事档案应经总办主任批准，并办理相关手续，档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
2、人事档案建立
①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工，总办需为其建立人事档案，包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
②员工在入职前，需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责，连同求职申请表归档保存。
③员工试用期满考核合格后，公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。
④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。
⑤员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。其中不包含秘密内容，总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。
三、附则
1、公司所有人事档案仅供公司内部使用，由总办负责统一管理。
2、其他各部门人员应积极配合总办，做好档案管理工作。