收文管理制度（通用4篇）
为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。
一、收文管理
（一）收文归口
凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。
（二）收文办理
1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。
2、办理程序。
（1）一般业务性文件的`办理程序：
1、收文签收
2、收文登记并填写《来文处理单》
3、综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门
4、主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理
5、分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办
6、业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理
7、文件办理完毕后填写办理结果
8、交综合管理部归档
9、规定期限办理和回复的，由主办部门或部门。
签字确定办妥日期，确保不误事务。
（2）急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。
3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回），办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。
4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。
5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。
二、发文管理
（一）发文归口
凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总经理
进行修改批示，后由总经理（董事长）签发，方可发文。
（二）行文程序
①各发文部门拟稿②发文部门负责人初审核稿③到综合管理部领取《文件签发流转单》，填写拟稿人、部门、标题、主送④综合管理部复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟⑤发文部门分管领导审阅⑥总经理（董事长）签发⑦综合管理部编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记⑧发文部门和综合管理部一起对发文进行校对、需要印制的做好印制工作⑨加盖印章⑩发文部门和综合管理部一起做好印发⑾综合管理部归档。
（三）行文要求
1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。
2、行文核稿规定。以公司名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、其它公文材料等均需核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由业务部门负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由综合管理部对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。对不符合要求的文稿，复审时有权退回发文业务部门修改或重新拟稿。
3、行文签发规定。公司的文件由分管领导把关报主要领导同意方可送往总经理（董事长）处签发，对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。需与其他部门或部门会签的文件，报主要领导同意，由拟文
部门送部门或部门会签。在公司总经理（董事长）出差时，经电话请示，可电话授权公司副总经理签发。
4、公文印制规定。本着节能减排的原则确定公文印制数量，公文印制应核对好格式、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方，对版面歪斜的公文视为不合格品，不得发放。公文印制要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文，未经主办业务部门与原稿核对无误的文件不得盖印。
5、行文归档规定。所有发文均应归档，归档文件份数为一到两份。
三、附则
1、本规定由综合管理部负责起草、修订、解释并监督实施。
2、本规定自颁布之日起正式执行。
一、收文处理程序
1、收文的签收，交换。某局随时进行，区里根据区委，区政府规定的交换时间进行。
2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好，由办公室主任或副主任拆封。文件拆封应在办公室内进行。
3、登记。收文是否需要登记，要视具体情况而定，需要登记的公文有：机要文件，上级指导性文件和承办文件，下级请示性文件等；可不登记的文件材料有：各种公开的出版物、私人信件、简报等。文秘登记文件后填写收文审批单，报办公室主任提出拟办意见后，报局长阅批。
4、分发。文件收发人员，接到领导批办的文件后，要迅速送达承办科室，送前要按规定进行登记。
二、发文处理程序
1、核稿。以分局名义发出的公文，由指定人员进行核稿。
2、送审。核对后的公文稿，要送有关领导审查。
3、签发。发出的公文，由局长签发。
4、编号和登记。文件管理人员对所发的文件要分类编号。
5、打印、核对无误后，加盖公章，交有关人员封装后发送。
三、印章管理
1、分局内所有公章由专人保管，严格把关，按规定使用。
2、使用公章须经局长批准。
3、外出办事或证明身份的介绍信用章，经分局保管公章人员同意，方可使用。
4、凡须使用公章的文件、公文、函件等都必须将底稿连同正式文件（一份）交办公室文书存档，以便备查。
1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐，送园区管理中心领导审阅后，再送公司领导批阅。
2、各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件，在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。
3、经公司领导批阅后的文件，园区管理中心及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。
4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。
5、要求各部门在文件承办后，将办理结果在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间等。
6、将承办完毕后的文件立卷、归档。
7、上级下达的业务性文件，承办部门办完后，需要留存的，公司领导签批后可以复印留用。
1、凡公司工作文件（非私人文件）均由行政助理登记签收、拆封。
2、收文类型包括文档文件、传真文件、电子文件、邮件、信件等。
3、前台接待在签收和拆封时，需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。
4、部门文员在收到文件后，按收文进行编号1小时内发副总经理阅签，由副总经理根据文件内容和性质，确定传阅人和文件密级。
5、副总经理阅批后的收文，交还部门文员按文件标注传阅人和文件密级要求在规定时间内分送相关部门传阅和承办，文件传阅完毕后，按收文进行归档。
6、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7、阅文时未经允许不可复印文件或抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确因工作需要，须办理借阅手续，以防止丢失泄密。
8、行政部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应1小时内指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得副总经理同意后，方可复印或摘抄，原件应及时归档保存。