秘书实务案例高叶

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秘书实务案例高叶

【职业情景】

波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。 参加的有本单位、 外单位的 人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有 放映机。 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。 会议召开的时间是 8 月 9 日上午十点 整,而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司,要求租聘公司在 9 日上午 九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9 日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一 看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器 已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚``````

思考题:

1、 假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?

2、 假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?

3、 向总经理报告后,你还应该做些什么?

4、 召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?

【职业情景】

一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌, 虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。

事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿) ”中列有“奏(或 播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于 是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。 后来大会秘书处主要负责人定稿时, 又把该项圈了 回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事, 未家注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组 长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志捉,这一事故该给予批评, 吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久,这是好的,这一点值得表扬。

思考题: 本案例中,会务准备方面存在哪些问题?

【职业情景】

“时装秀 方案 时装秀”方案 时装秀

某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。 秘书小李拟了一个方案,内容如下:

1.会议名称:“2002__ 服装集团夏季时装秀”。

2.参加会议人员:上级主管部门领导 2 人;行业协会代表 3 人;全国大中型商场总经 理或业务经理以及其他客户约 150 人;主办方领导及工作人员 20 名。另请模特公司服装表 演队若干人。

3.会议主持人: __ 集团公司负责销售工作的副总经理。

4.会议时间:2002 年 5 月 18 日上午 9 点 30 至 11 点。

5.会议程序:来宾签到,发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示 活动闭幕、收调查表,发纪念品。

6.会议文件:会议通知邀请函请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品 介绍资料。 订货意向书购销合同

7.会 址:服装集团小礼堂。

8.会场布置:蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识, 上方挂展示会标题横幅。 设 T 型服装表演台,安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9.会议用品:纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅 子。 纪念品(每人发 _ _ 服装集团生产的 T 恤衫 1 件)

10.会务工作:安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车 接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 搭

思考题:小李的会议方案有无改进的地方?


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